【How To】运用标签和搜索有效管理GMail邮件

想当年，Gmail第一个给用户提供了1G大的邮件存储空间，在今天，云存储铺天盖地的时候，1G真的是不算什么，随便什么服务，起步都是2.5G以上，但是那个时候的Gmail，竟然就已经看到了，这是何等的远见卓识啊，不得不赞叹一下。那时候起，Gmail就试图传递给用户一个观念，邮件不需要删除，用搜索来替代删除，但是，那时候的理念太过超前了，真的有人能够理解并操作么？我持深刻怀疑态度，直到今天，我终于逐渐看到了、并且理解了里面的一些门道，在我工作了3年以后时候。

超大邮箱存储空间，使得你可以保留几乎你生命中的所有邮件，也让你有机会能在适当的时候回溯所有你自己的历史，如果Gmail能够有效合理的利用，会价值非凡。但是，我们从那个时代走来，邮箱空间捉襟见肘的时代，我们不善于管理我们的邮件，因为没有必要，很快邮箱会满，满了以后，全选，删除，世界清净了，周而复始，循环往复。突然，Gmail来了，没必要删除了，于是所有的邮件就那么放在那里了，越来越多，越来越多，直到你不知道你的邮箱里到底有多少的邮件了。总之不会满就是了。事实就是，我们使用邮箱的方式从未改变，邮箱对于每个人来说，也没有变得更有意义，于是我觉得，Gmail这样一个如此优秀的工具，终于被厚厚的灰尘掩盖了，里面堆满了垃圾，杂乱无章，各种再也不想看的订阅邮件，各种垃圾广告、发票，你生命中那些珍贵的瞬间，都被埋没，你女朋友给你的表白的第一封回复邮件，你收到的offer letter，高中同学会后分享的照片，就埋没其间，这是你想看到的么？

Gmail的使用，本不该如此。

归档珍贵，留下效率，删除垃圾 —— 这是我目前对邮箱的认识。这是我处理邮件的几个原则。在邮箱空间近乎无限的今天，我们要学会的是标记和归档，让邮箱有效分担我们的记忆，成为记忆力的延展。下面我就来说说，如何实现这些操作。

Gmail的逻辑结构

10年以上的Windows使用经验，让我们产生一种习惯，把所有软件类产品，都当成是Windows的文件系统来用，我们需要有个文件夹，需要有个目录树，需要一层一层的嵌套结构。我不想批判经典的目录分类认知体系，如果其没有科学性，就不可能延续至今。但是，不知道大家有没有发现，现今信息爆炸时代，我们越来越难以有精力、有时间，来把无法计算数量的文件、信息、邮件有条理的收入到他们各自应该去的文件夹？精细的树状分类已经成了一种负担，超越了人类的极限。

Gmail给我们什么？大家不要忘记Google的强项，那就是搜索，面对海量的互联网信息，它都能管理得井井有条，找出你最想要的那个，那么对于你自己的邮件，为什么不可以这样管理呢？所以，Gmail提供了一种完全扁平的逻辑结构。每个Gmail帐号，只有一个邮箱，注意是“邮箱”，不是“收件箱”。所有的你的邮件，都会放到这个邮箱里。没有文件夹，没有目录树，纯粹扁平。

那么到底怎么管理呢？通过label，也就是标签。整个Gmail的界面，都是基于标签的一些快捷方式，新收到的邮件，会打上inbox的标签，垃圾邮件打上spam标签，草稿邮件打上draft标签，重要邮件打上important标签，星标邮件打上star标签，我罗列的都是一些Gmail提供的缺省功能，而界面上的一些基本功能，也是透过这些标签来实现的。

使用标签

Gmail个逻辑结构，给我们提供了一种启示，用标签来标注邮件，并因此而实现管理。理论上，我们给一封邮件打上的标签和系统给邮件打上的标签并无质的区别，我们可以随意的给一封邮件打上某个标签或者拿掉。可以这样来想象Gmail的邮箱，那是一个大水池，里面装满了水，你坐在池边，面前有个茶几，上面有7个杯子，你舀水到7个杯子里，你可以观察、喝掉、泡茶，又或是仅仅放着，又或者倒掉。有多少水，尽管倒在池子里，不会丢，而你只需要专注于面前的杯子。是不是压力顿时就减轻了呢？

这就是Gmail传达给我们的理念。它让我们承认一个事实——我们确实无法给每封邮件分门别类，把它们放入正确的文件夹，放入深层的树状目录。是的，使用标签，我们第一个要做的，就是承认这个事实，并且勇敢的面对，我们必须抛弃我们熟悉的文件夹，那只是包袱，不是解药。然后，事情变简单了，只要把我们关心的东西，打上标签，事情就解决了。

打开你的“收件箱”，需要后续跟进的，打上task标签，重要的纪念，打上memory标签，网购是你生活的重要组成部分？用标签“账单”，“发货通知”；喜欢逛各种论坛？用标签“帐号注册”；那么剩下的是什么？全选，归档，让它们全部进入那个池子吧。

使用搜索

最后，我们来谈谈标题里的另一个内容，搜索。其实我只想讲怎么搜索，但是如果我不讲前面那些，搜索功能会大打折扣。所有Google提供的搜索框，都能提供一种类似的搜索语法。Gmail也不例外。这种搜索之所以能在邮箱里大展身手，就是因为你进行了某些有效的标注。

重要的邮件，都已经用标签标记了。所以，搜索出现在两个场景里，第一，在某个标签里搜索；第二，搜索大池子。

在某个标签里搜索的时候，我们只需要在搜索框里填 label:车友交流 即可找到这个标签的所有邮件，如果再需要细分，可以用 from:Jack ，**subject:上海车友会** ，就可以更加精确的缩小我们要查找的邮件的范围，实现直接定位。

如果找不到，我们可以在大池子进行搜索，不带前缀的关键词，就是在大池子搜索。比如我们搜索“车友会”，出来数千封邮件，但是很多是我们曾经打标签的邮件，我们确定打标签的邮件不会有我们的搜索目标，因为我们进行了上一段中描述的搜索，那此时，可以使用减法：**-label:车友交流**，依然可以使用from，subject等前缀。找到邮件后，不要急着看，而是要先打好一个标签，以防止下一次搜索大池子，毕竟搜索大池子是最费力的。

搜索框能用的语法很多，我就罗列几个常用的，都是那种可以顾名思义的：

• from
• subject
• label
• before
• after
• has:attachement

再要详细的解释和更多，可以参考帮助文档。

养成习惯

收件箱，只是一个标签，GMail总是默认展示打了这个标签的邮件，正确的看待这个标签，它就像你的电脑桌面一样，你不希望在桌面上看到铺天盖地的文件吧，所以，记得总是清空你的收件箱，让他们都进入大池子去吧，只有很少的邮件，你需要标记他们，只有最近3天内你需要跟进的邮件，需要留在收件箱，养成好习惯，你将从压力中解放，但是却不会忘却分毫。